正しい方法でイベントのキャンセルを発表するための6つの方法

世界を自由に移動できないようになったことは、劇的な変化をおこしました。SXSW、E3、Coachellaのような大規模な消費者向けイベントだけでなく、メジャーリーグはシーズンの残りや開始を延期し、世界的に有名な大学は授業をオンラインに移し、NCAAのバスケットボールトーナメント「マーチマッドネス」は、コロナウイルスに屈してしまいました。

イベントがキャンセルや延期になると、PRのプロはブランドの最前線に立つことになります。キャンセルや延期のメッセージを作成してきた業界のプロに、ベストプラクティスのためのアドバイスを聞いてみました。

共感を持ってリードする

LBGパブリック・リレーションズの創設者でプリンシパルでもあるローラ・ゴールドバーグは、9/11の時にPRに携わっていました。コロナウイルスは新しいものですが、広報のプロは、危機コミュニケーション戦略と同様に、人間性を中心に据えてアプローチすることができると彼女は言います。

「人々は、あなたが安全を守るためにどのような対策をとっているのか、あなたのために働いている人たちはどうなのかを知りたいと思っています。そして、検疫が大きく立ちはだかる一方で、ブランドがどのように支援できるかを知ることは重要です。それが、キャンセルポリシーについて伝える必要がある航空会社であろうと、新しい大ヒット作のプレミア上映を延期するかもしれないが、ストリーミングで利用可能な映画の枠を持っている映画スタジオであろうと、です。」

ポジティブなメッセージ

「コミュニケーターは、様々なチャネルでのコミュニケーションのラインを積極的に開くべきだ」と彼女は言います。メッセージでは、状況が変わり、より良い時代が来る、ということを強調しましょう。

9.11の時のメッセージは、「状況は良くなるだろうが、今は一緒にいるんだ」というものだったとゴールドバーグ氏は言います。今も同じようなことが言えます。

「9/11の時には、多くのキャンセルや延期がありましたが、私たちは（物事が）変わり、新しい通常の状態に落ち着くということを発信し続けていました。」

ファンへの感謝の気持ちを伝える機会

ラナ・マクギルブレイは、テキサス州オースティン在住。最近では、SXSWのキャンセルを通してクライアントをサポートしました。オースティンの痛みを認めながらも、彼女のクライアントは人間的な関心と真実を持ってリードしています。

彼女がカウンセリングを行っている企業は、この機会を利用して「ファンと観客に感謝の意を表し、本当の感情を表現し、継続的な取り組みをサポートしています」とMcGilvray氏は述べています。「中には、視聴者にデジタルやメールでケアパッケージを送ったり、救援基金に寄付をしたりしている企業もあります」と彼女は付け加えました。

再スケジュールの計画が助けになる

イベントがキャンセルされた場合に必要なのは参加者だけではありません。ベンダー、従業員、外部のパートナーに連絡を取り、次に何が起こるかを知らせなければなりません。

人材が優先されることが多いですが、「ホテルや航空会社のパートナーから小規模なベンダーまで、すべての人に連絡を取ることを考えることも同様に重要です」とゴールドバーグ氏は述べています。「予定を変更する予定があることを伝え、その際にはパートナーと協力するようにしましょう。解約による収入の喪失はストレスになります。再契約が成立しているという理解は少なくとも心強いものだ」

社内コミュニケーションは慎重に

何人かのPR担当者は、社内コミュニケーションは慎重であるべきと述べています。「メールであれテキストであれ、どんな社内メッセージングでも、メディアに掲載されてしまう可能性があります。」とゴールドバーグ氏は述べています。「内部のメッセージングは、潜在的な報道関係者のメッセージングと考えてください。」

ゴールドバーグ氏によると、社内に送る前に「一呼吸置いて」、記者がそれをどのように見るかを考えるのが良いヒントだそうです。

デジタル化する

デジタルに化することは、イベントを完全に延期したりキャンセルしたりしたくない企業にとっては、大きなチャンスかもしれません。コロナウイルスの温床であるニューヨークでは、Jazz at Lincoln Centerはシーズンの翌月をキャンセルしましたが、毎年恒例のガラをオンラインで行う予定です。それはFacebook Liveや他のオンラインストリーミングサービスを介して利用できるようになります。

確かに、対面イベントには利点があります。しかし、「TED Talks がオンラインで盛んになり、eスポーツが急速に定番になりつつある今を私たちは生きています」とゴールドバーグ氏は述べています。

ストリーミングやバーチャルイベントに切り替えることは効果的ですが、デジタル化することで全く異なるルールが生まれます。ストリーミングイベントを成功させた経験を持つプロを雇うことで、それが自社とは異なる業種のものであっても、さまざまなプラットフォームで何が最も効果的なのかについての見識を得ることができます。

バーチャルイベントには追加の専門知識が必要ですが、「体験をインタラクティブなものにして共鳴を得る方法はいくらでもあります」とゴールドバーグ氏は言います。

この記事は、Nicole Schumanによるもので、元々はPR Newsに掲載されたものです。彼女は専門的な開発、コミュニティ、イベント、賞、広報の未来のためのコミュニケーションリソースのリーダーです。

ソース：https://www.eventmarketer.com/article/best-practices-communicating-event-cancellations/