イベントの主催者はパンデミック後のために「フレキシブルな考え方」をしなければならない
会議テクノロジープロバイダーであるCventの上級副社長兼CMOであるパトリックスミス氏は、イベントの主催者は、パンデミック後の世界で成功するために、イベントビジネスを「柔軟な考え方」で適応し進化させる必要があると述べています。
スミス氏は、5月11日のPlanetIMEXで、セッション名：「Adapt、Evolve、Accelerate」の中で、イベントビジネスを再開することに関する洞察を提供しました。
スミス氏はまた、2020年の第2四半期にCventがホストするイベントのほぼすべてが仮想化され、Cventが新しい環境にどのように適応しなければならなかったかについても触れました。
「私たちが発見していること、そして顧客が発見していることは、私たちが封鎖と社会的距離の規制に直面しているときでさえ、ショーは継続できる（そして今後も続く）ということです。お客様は、キャンセルするのではなく、バーチャルに移行することを早い段階で決定したため、ビジネスの成果を上げています。」
「このPlanetIMEXは、現在の環境にもかかわらず、業界がすでにどのように適応しているかを示す良い例です。IMEX主催者には、キャンセル、延期、ピボットの3つのオプションがありました。彼らはこの状況に適応する選択をしました。既存のツールとパートナーシップを活用し、新しいツールとパートナーシップを模索することにより、新しい可能性が発見され、それがすべて機能している。これはすごく刺激的です。」
パンデミック後の成功のための重要なヒントは次のとおりです。
・包括的でバランスのとれた、イベントプログラム戦略を立てなければならない。規制や制限は都市や国によって異なるため、仮想、ハイブリッド、対面のライブイベントを組み合わせて、地元の要件に合わせて参加者のニーズに対応するように計画します。
・適切なマーケティングミックスを見つけ、戦術やチャネルを完全に切断することを避けます。2008/2009年の金融危機の間に、多くのマーケティング担当者は、対面式のイベント予算を削減したときに厳しい教訓を学びました。イベントがなかったため、同じ量または質のリードをパイプラインに送り込むことができなくなりました。その結果、売り上げが悪化し、収益を生み出すパイプラインを金融危機前のレベルに戻すのに何年もかかりました。今日の技術進歩により、ライブイベント（対面または仮想）からのマーケティングおよび販売データを活用して、ROIを証明し、適切な戦略を推進できます。
・一歩先を考ます。短期間の対面イベントの一時停止ボタンを押したなら、今すぐ今後のイベントのプランニングを始めましょう。予約ウィンドウが大幅に増加したことは驚くべきことではありません（Cventサプライヤーネットワークのデータによると、2020年4月の予約ウィンドウは284日でしたが、2019年の174日でした）。今すぐ準備して計画することで、イベントの主催者は、対面式のイベントが復活したときに適切な位置にいます。
・会場の調達に焦点を当てます。最近のCventデータは、プランナーが2020年第4四半期と2021年第1四半期にイベントを調達していることを示しています。制限が解除されると、イベントスペースが割増料金となります。時代を先取りし、オンラインの会場ソーシングプラットフォームを活用して、ソーシングの取り組みを合理化します。多くの人が実際の現場で出張することはできませんので、今後数週間および数か月間、バーチャルサイトはクリティカルに重要です。
・対面イベントの新しい世界に備えましょう。通常の状態に戻る過程では、今までとイベントの計画と管理の方法が異なります。状況がどのように変化するか、またはどのくらいの期間、正確に確認できるかは不明ですが、非接触チェックイン、必要なスペース要件への対応、会議スペース内の出席者の流れの可能な制御など、新しい出席者の期待に適応する準備をしてください。
・参加者の「体験」を第一に考えてください。今後数か月の間にどのような種類のイベントを開催することを選択したとしても、魅力的で記憶に残る、教育的な体験を継続して提供する方法を見つけてください。出席者を最優先にするなら、ROIが続きます。